¿Cuál es la diferencia entre los impuestos de nómina y los impuestos sobre la renta?

Si tu negocio emite cheques de pago, tienes que hacer retenciones de varios impuestos federales, estatales y locales para el gobierno. El impuesto sobre la nómina y el impuesto sobre la renta son los impuestos laborales más comunes. Entender las diferencias entre ambos y asegurarte de administrar correctamente la retención son dos de las partes más importantes de la gestión de nómina.

¿Qué es el impuesto de nómina?

El "Impuesto de nómina" se refiere a los impuestos usados para financiar el Seguro Social y Medicare. Es posible que lo llamen FICA, que significa Ley Federal de Contribución al Seguro Social, la ley que creó los impuestos de nómina. Estos impuestos son diferentes de la mayoría de los demás impuestos federales porque tanto el empleador como el empleado pagan las mismas cantidades.

Cómo determinar cuánto impuesto de nómina retener

Así es como se desglosa:

• Seguro Social. Cada empleado paga el 6.2% de su cheque de pago y el empleador iguala el impuesto para cada empleado. Un límite establece un máximo para los impuestos del Seguro Social; cualquier ganancia por encima de $142,800 (a 2021) no está sujeta al impuesto del Seguro Social.
• Medicare. Tanto el empleador como el empleado pagan el 1.45% del salario bruto del empleado a Medicare, el sistema de atención médica del gobierno que cubre a la mayoría de los trabajadores jubilados. Los empleados que ganan más de una determinada cantidad ($200,000 para una persona soltera o $250,000 para una pareja casada que presenta una declaración conjunta) pagan un 0.9 % adicional en impuestos de nómina; los empleadores no tienen que igualar el 0.9 % adicional. La tasa total combinada que tanto el empleador como el empleado pagan en impuestos de la FICA es del 15.3% de los salarios brutos. Los empleadores deben retener esta cantidad de cada cheque de pago y pagarla al gobierno en o antes de la fecha de vencimiento requerida.

¿Qué es el impuesto sobre la renta?

El impuesto sobre la renta es el dinero que se toma del salario de un empleado. El gobierno federal, la mayoría de los gobiernos estatales y algunos gobiernos locales cobran impuestos sobre la renta para financiar sus programas. El Servicio de Impuestos Internos establece las leyes y reglas sobre cómo se calcula y cobra el impuesto federal sobre la renta. Cada empleado paga una cantidad diferente de impuesto sobre la renta según sus elecciones personales y salarios acumulados. Como negocio, en realidad no pagas este impuesto a tus empleados, pero se te requiere que lo retengas de su pago y lo remitas al IRS o a las autoridades impositivas estatales o locales aplicables.

Esta base de datos del gobierno enumera los gobiernos estatales y locales que actualmente cobran impuestos sobre la renta.

¿Cómo determinas cuánto impuesto sobre la renta deberías retener?

Tus empleados toman muchas de las decisiones aquí. Usarán el Formulario W-4 para decidir cuánto quieren que se les retenga, basado en sus circunstancias financieras personales y del hogar. Necesitarás que cada nuevo trabajador complete un Formulario W-4; luego, puedes usar esa información y las ganancias del empleado para calcular cuánto impuesto deducir.

Aunque no estés pagando el impuesto del empleado por ellos, es importante administrar la retención correctamente y asegurarte de que se envíe la cantidad adecuada al IRS. Consulta la Publicación 15, Guía de impuestos para empleadores del IRS, para más información acerca de los impuestos sobre la nómina y sobre la renta y tus responsabilidades como empleador. También puedes usar la herramienta de Asistente de retención de impuestos por Internet en el sitio web del IRS para ayudarte a crear una hoja de cálculo que calcule la cantidad correcta de impuesto federal sobre la renta que debes deducir para cada empleado.

Mejores prácticas para presentar informes de nómina e impuestos sobre la renta

Independientemente de que tú lo gestiones, tengas un miembro del personal para ayudar o subcontrates la tarea, es importante dedicar suficientes recursos al cumplimiento tributario para hacerlo bien. Los errores en la determinación de la cantidad adeudada, o las demoras en hacer pagos o en presentar devoluciones, podrían dar lugar a multas y otras sanciones financieras que tu negocio no puede pagar. Los propietarios de pequeños negocios pueden garantizar que sus gastos de negocios sigan siendo manejables y que sus impuestos se paguen a tiempo con estas mejores prácticas:

1. Pide la ayuda de expertos. Incluso si planeas administrar la nómina internamente, puede ser útil que un contador u otro profesional de impuestos te ayude a configurar tus archivos y calcular la retención, especialmente para trabajadores asalariados. Luego, usa el software de contabilidad adecuado para tener todo en orden.
2. Crea recibos de pago para cada empleado. Los recibos de pago de salario muestran el salario bruto, los impuestos sobre la renta y la nómina retenidos de un empleado, y la cantidad neta que se les paga. Tener estos registros detallados facilita que tú y tus trabajadores presenten declaraciones de impuestos y otros documentos.
3. Sigue las regulaciones federales y estatales cuando vencen los pagos. Encuentra las Fechas de vencimiento para la declaración, incluyendo qué formularios deben presentarse en qué fechas y cuándo deben depositarse los pagos de impuestos. Mantén un calendario de plazos federales, estatales y locales para evitar omitir un pago y las sanciones resultantes.

Entender tus responsabilidades impositivas ayuda a proteger tu negocio y a las personas en las que más confías: tu equipo. Abrir una cuenta de cheques para negocios o usar otros servicios para negocios también puede ayudarte a mantenerte al tanto de tus finanzas.