6 maneras de mantener el flujo de efectivo y tu negocio saludables

La gestión del flujo de efectivo es fundamental para el éxito de cualquier pequeño negocio. La capacidad de traer dinero a tu negocio (cuentas por cobrar) es importante para el crecimiento y la estabilidad.

Por otro lado, las cuentas de clientes vencidas y las facturas sin pagar pueden limitar el flujo de efectivo del negocio y afectar negativamente su crecimiento, la percepción de la marca, las relaciones con los clientes, el puntaje de crédito y el éxito a largo plazo. Uno de los grandes motivos por el que muchos negocios fallan es por problemas de flujo de efectivo/administración de efectivo.

Al seguir estas 6 estrategias, es posible que puedas maximizar tus cuentas por cobrar y mantener o aumentar tu flujo de efectivo.

1. Supervisa las cuentas por cobrar

Desde libros de cuentas en lápiz y papel hasta sofisticadas herramientas de contabilidad por Internet e independientes, varias herramientas pueden ayudar a proporcionarte una descripción general del flujo de efectivo y la salud financiera de tu negocio. Estas herramientas pueden ayudarte a identificar facturas pendientes o no pagadas y localizar descuidos o fallas (tal vez se perdió un pago por correo postal). También pueden ayudarte a reconocer tendencias en las relaciones con los clientes y lugares en los que podrías necesitar aplicar o comunicar términos de pago más estrictos.

Cuando busques un sistema de cuentas por cobrar para monitorear el flujo de efectivo, considera uno que:

• Te dé acceso regular a las cuentas, todo en un solo lugar.
• Realiza un seguimiento de las cuentas pendientes y destaca las tendencias de pago.
• Genera informes útiles, como un informe de antigüedad de las cuentas por cobrar, desglosado por la cantidad de días desde que se emitió la factura (de 0 a 30 días; de 31 a 60 días; de 61 a 90 días; de más de 90 días, por ejemplo).
• Te proporciona el índice de rotación de cuentas por cobrar (ART, por sus siglas en inglés), con qué frecuencia tu negocio recauda sus cuentas por cobrar. Un ART alto es una indicación de que tu compañía está recaudando fondos de manera eficiente, mientras que un índice más bajo significa que quizás quieras volver a evaluar tu estrategia de cobros.

2. Conoce a tus clientes

Es importante ganar clientes, pero un cliente que constantemente paga tarde, o aún peor, que no paga, puede afectar el flujo de efectivo y costarle tiempo y dinero a tu negocio. Recopilar y mantener datos precisos y actualizados de los clientes en tus sistemas de facturación y cobro puede ayudar al flujo de efectivo del negocio.

Los sistemas de facturación y cobro pueden ayudarte a identificar fallos o errores: por ejemplo, una dirección de email escrita incorrectamente puede hacer que un cliente no reciba las facturas. También es donde puedes actualizar sus historiales de pagos, tomar nota del crédito que les has emitido o si están en un plan de pago o enumerar las limitaciones o congelamientos que has puesto en sus cuentas por falta de pago, si es necesario.

3. Factura puntualmente

El primer paso para recibir el pago es enviar una factura. Parece lo suficientemente fácil, pero los propietarios de pequeños negocios generalmente suelen desempeñar varias funciones al mismo tiempo, y la facturación requiere tiempo y dinero. Lamentablemente, cuanto más tardes en facturar a los clientes, más tiempo tardarán en enviarte el pago, lo que afecta directamente el flujo de efectivo del negocio.

Enviar facturas a los clientes antes, les da más tiempo para calcular sus estrategias de pago o enviar pagos internamente para la aprobación de la organización, lo que aumenta la probabilidad de que tu flujo de efectivo se mantenga estable.

4. Aclara las políticas

Es importante garantizar que tus políticas de cuentas por cobrar sean claras y fáciles de comprender tanto para los clientes como para los empleados. Aclara las pólizas en torno a las fechas de vencimiento, los términos de pago y las penalizaciones por pago atrasado. Luego, asegúrate de que se comuniquen claramente en las facturas y otras comunicaciones tanto a los empleados como a los clientes. Esto mantiene el pago a tiempo como prioridad para los clientes.

Estos esfuerzos protegen tu negocio. Las políticas y los intentos de adquirir un pago pueden actuar como registros, en caso de que sea necesario trabajar con una agencia de cobros.

5. Automatiza las cuentas por cobrar

El seguimiento de los pagos de forma manual o en una hoja de cálculo requiere trabajo adicional y puede resultar en una mayor probabilidad de errores. Afortunadamente, hay varias aplicaciones y plataformas por Internet disponibles para automatizar las funciones de las cuentas por cobrar y aumentar la cantidad de efectivo que llega a tu negocio. Facilitan la creación y el envío de facturas en o dentro de la plataforma, alertan a los clientes cuando un pago esperado está vencido e incluso automatizan las comunicaciones con los clientes, como emails, mensajes de texto o llamadas telefónicas que informan a los clientes sobre fechas de vencimiento o fechas vencidas.

El uso de una solicitud por Internet es una manera de ahorrar tiempo, minimizar los errores y, en última instancia, ayudar a aumentar tu flujo de efectivo. Otros incluyen:

• Uso de herramientas de administración de efectivo: los bancos y otras instituciones financieras ofrecen servicios para implementar pagos electrónicos a través de la cámara de compensación automatizada (ACH), proporcionando una manera rápida y conveniente para que los clientes paguen al recibir la factura. Muchos bancos también ofrecen una caja de seguridad mayorista donde los clientes pueden enviar cheques a apartados postales supervisados por los bancos, que cobran y depositan los cheques más rápido.
• Ofrece diversas opciones de pago: Facilita que tus clientes contribuyan a tus ganancias al ofrecer una variedad de opciones de pago: efectivo, cheques, tarjetas de crédito y débito, transferencias de dinero por Internet y pagos digitales. ¿Necesitas algunas ideas para ayudar a los clientes a pagar de manera más rápida y fácil? Consulta este artículo.
• Cambia a facturación electrónica: La facturación electrónica elimina el tiempo necesario para imprimir, enviar y entregar facturas, y algunos sistemas de facturación electrónica permiten a los clientes descargar facturas directamente en sus propios sistemas contables para el pago inmediato. Algunos propietarios de negocios ofrecen descuentos para incentivar la aceptación de sistemas de pago electrónico y realizar pagos más rápidos.
• Externalización de cuentas por cobrar: si está en tu presupuesto, quizás quieras contratar a un profesional autorizado para administrar las cuentas por cobrar, lo que te permite mantener una relación cordial con los clientes mientras tu contador o firma rechaza las facturas pendientes.

6. Usa una agencia de cobros

Involucrar a una agencia de cobros cuesta tiempo, dinero y, posiblemente, algo aún más perjudicial para tu negocio: la buena voluntad de los clientes. Pero puede ser un último recurso necesario después de que te hayas comunicado con los clientes en cada etapa del proceso de facturación, desde recordatorios suaves sobre plazos y sanciones por pagos atrasados hasta conversaciones sobre planes de pago (con plazos claramente comunicados) y advertencias sobre posibles acciones legales en caso de que la factura permanezca sin pagar.

¿Necesitas más información? Habla con un representante bancario para negocios para averiguar cómo puedes mantener el flujo de efectivo de tu negocio saludable y descubrir qué servicios para negocios pueden ser adecuados para tu negocio.