Cómo preparar un estado de pérdidas y ganancias

Empezar un pequeño negocio significa ser un inversionista y un contador. Administrar tus finanzas es parte del trabajo. Aunque tengas un contador público certificado (CPA, por sus siglas en inglés), es bueno saber qué informes y estados de cuenta se preparan para tu negocio.

Un estado de pérdidas y ganancias, también conocido como estado de resultados, es uno de esos informes.

¿Qué es un estado de pérdidas y ganancias?

Un estado de pérdidas y ganancias es un estado financiero que resume los ingresos, costos y gastos de tu compañía incurridos durante un período específico (por ejemplo, un mes, un trimestre o un año) e incluye la ganancia neta.

Si tu compañía es de propiedad pública, los estados financieros que incluyen un estado de pérdidas y ganancias, un balance general, un estado de flujo de efectivo y un estado de cambios en el patrimonio neto se incluyen en los informes trimestrales y anuales que debes presentar para tu compañía. Los estados financieros te permiten a ti y a tus accionistas ver cómo se está desempeñando el negocio, proporcionando un panorama financiero completo de tu compañía.

Beneficios de un estado de pérdidas y ganancias

Preparar y consultar un estado de pérdidas y ganancias tiene muchos beneficios, incluyendo:

• Obtener un resumen de la ganancia actual de tu compañía para un período: con un estado de pérdidas y ganancias, puedes ver de inmediato si tu compañía está generando una ganancia. Al determinar los gastos, busca maneras de reducir los costos de tu compañía o aumentar sus ingresos.
• Comparar tus pérdidas y ganancias actuales con períodos financieros anteriores: ¿Tu compañía está creciendo? ¿Están aumentando las ganancias? Si es así, ¿qué tan rápido? Es útil comparar tus estados de cuenta de pérdidas y ganancias actuales y anteriores para ver en qué áreas puedes mejorar.
• Atraer inversores: los inversores nuevos y existentes querrán ver estados de pérdidas y ganancias periódicos para saber cómo se desempeña financieramente tu compañía.
• Preparación para la financiación: si solicitas un préstamo para negocios quieres financiar nuevos equipos, es probable que un banco te pida que revises tu estado de cuenta de pérdidas y ganancias.

Puedes pedirle a tu contador que prepare un estado de pérdidas y ganancias para tu compañía o puedes crear uno tú mismo siguiendo los pasos a continuación.

Reúne lo que necesitas

Empieza por determinar el período (por ejemplo, un mes, un trimestre, un año) para el que quieres preparar tu estado de cuenta de pérdidas y ganancias y el formato que quieres seguir.

Para preparar tu estado de cuenta de pérdidas y ganancias, tendrás que recopilar todas las transacciones financieras durante ese período, incluyendo:

• todas las fuentes de ingresos, incluyendo ventas, ingresos por intereses, ingresos por alquiler y cargos por servicios y cualquier reducción en las ventas, tanto de devoluciones como de descuentos.
• todos los gastos incurridos, como compras de materiales y otros activos, salarios (compensación total), gastos de intereses en préstamos para negocios, seguro, alquiler e impuestos.

Una vez que tengas tus documentos financieros en orden, sigue los pasos a continuación para preparar tu estado de cuenta de pérdidas y ganancias.

Ten en cuenta que los gastos se reconocen cuando se incurren, no cuando se pagan. Asimismo, los ingresos se reconocen cuando se acumulan, no cuando se cobra efectivo.

Paso 1: Determina los ingresos de tu compañía

Suma todas las formas de ingresos acumulados. Obtén todas las ventas y devoluciones de tu libro mayor durante el período de tiempo que escogiste (por ejemplo, un trimestre).

Paso 2: Calcula el costo de los productos vendidos de tu compañía

Tu costo total de los productos vendidos puede calcularse tomando tu inventario inicial, sumando todas las compras, los costos de flete, los costos de mano de obra directa y una parte de los gastos indirectos, y restando tu inventario final.

Paso 3: Calcula las ganancias y pérdidas brutas de tu compañía

Las ganancias/pérdidas brutas se calculan restando el costo de los productos vendidos (Paso 2) del ingreso total (Paso 1).

Paso 4: Determina los gastos operativos de tu compañía

Calcula los gastos operativos de tu compañía sumando todos los costos de negocios indirectos, como:

• gastos administrativos
• alquiler
• viajes
• nómina
• depreciación y amortización
• servicios públicos
• franqueo

Paso 5: Calcula las ganancia/pérdidas operativas de tu compañía

Calcula las ganancias/pérdidas operativas de tu compañía restando los gastos operativos (Paso 4) de las ganancias/pérdidas brutas (Paso 3).

Paso 6: Determina cualquier otro ingreso, otro gasto, ingreso por intereses y gasto por intereses

Otros ingresos y otros gastos generalmente incluyen instrumentos no recurrentes, por ejemplo, la ganancia o la pérdida de la venta de un activo (por ejemplo, equipo).

Los ingresos por intereses incluyen cualquier interés por cobrar, por ejemplo, del efectivo de la compañía retenido en cuentas bancarias.

El gasto por intereses incluye cualquier interés pagadero sobre las deudas de la compañía, por ejemplo, un préstamo para negocios.

Paso 7: Calcula el gasto del impuesto sobre la renta de tu compañía

El gasto del impuesto sobre la renta para el período se calcula multiplicando los ingresos tributables por la tasa del impuesto.

Paso 8: Calcula las ganancias/pérdidas netas de tu compañía

Para calcular la ganancia neta, también llamada ganancia después de impuestos, toma tu ganancia operativa (Paso 5) y agrega otros ingresos e ingresos por intereses (Paso 6) y resta otros gastos e intereses (Paso 6) y gastos por impuestos (Paso 7).

La ganancia neta se conoce comúnmente como el "resultado neto" de una compañía y es un indicador de la rentabilidad de una compañía. Calcular la ganancia neta es el paso final para preparar tu estado de pérdidas y ganancias.

Ahora que sabes cómo preparar un estado de cuenta de pérdidas y ganancias, encuentra ejemplos y plantillas por Internet para ayudarte a empezar.

Una vez que hayas creado tu estado de cuenta de pérdidas y ganancias, úsalo para identificar las áreas donde puedes mejorar la salud financiera de tu negocio. Reúnete con tu representante bancario para negocios de Chase para determinar si estás listo para una cuenta bancaria para negocios, si necesitas financiación o si estás listo para solicitar una tarjeta de crédito para negocios.