Paso a paso: cómo hacer un balance general

Los negocios usan los balances generales para tomar decisiones financieras importantes. Una manera de comprender mejor las finanzas de tu negocio es organizarlas de una manera que te permita escanear rápidamente todos los activos, pasivos y el capital de tu negocio.

¿Por qué son importantes los balances generales?

Los balances generales ayudan a los contadores, inversores, acreedores y propietarios de negocios a determinar la salud financiera general de un negocio. Estos informes proporcionan un resumen rápido de las finanzas de un negocio, generalmente a finales del trimestre o al final del año. Los balances generales suelen usarse como una guía antes de tomar decisiones financieras para el futuro.

Cómo hacer un balance general

Si bien puede parecer intimidante al principio, crear un balance general es en realidad una tarea sencilla una vez que entiendes lo que necesitas hacer. Puedes crearlo usando programas de software como Excel o invirtiendo en un software de contabilidad. Ya seas propietario de un negocio o seas un contador, puedes seguir estos pasos para crear un balance general básico:

1. Invierte en un software de contabilidad

Si quieres un programa que tenga funcionalidad integrada para ayudarte a ingresar datos y hacer cálculos de manera más eficiente, considera invertir en un programa de software de contabilidad. Existe una amplia gama de programas de software diseñados para usuarios principiantes hasta los más avanzados, por lo que puedes escoger uno que funcione para tu nivel de habilidad actual. Si aún no tienes conocimientos básicos de contabilidad, quizás quieras invertir en un programa de software avanzado que haga la mayor parte del trabajo por ti.

2. Crea un encabezado

El primer paso es crear un encabezado para tu documento. La convención de nomenclatura típica incluye las palabras "Balance general" con el nombre de tu compañía y la fecha del final del año fiscal o trimestre en la parte inferior.

Marcar claramente esta información hace que sea más fácil para ti y cualquier parte interesada encontrar el balance cuando lo necesiten y compararlo con otros documentos financieros o con balances generales de otros años o trimestres.

3. Usa la ecuación contable básica para separar cada sección

Activos = Pasivos + Capital del propietario. Esta es la ecuación básica que determina si tu balance general está realmente "equilibrado" después de registrar todos tus activos, pasivos y capital. Si la suma de las cifras a ambos lados del signo igual son iguales, tu hoja está equilibrada.

Por lo general, hay 5 partes en un balance general básico: activos individuales, activos totales, pasivos, capital del propietario, total de pasivos y pasivo del propietario. Siempre que tengas los 5 en tu balance general, puedes ordenarlos de la manera que más te convenga. Pero recuerda, es importante estructurar tu balance general para no dejar fuera ninguna información relevante.

Este es un ejemplo común de cómo estructurar tu balance general:

•  Sección para los activos en la esquina superior izquierda.
•  Sección para los pasivos en la esquina superior derecha.
•  Sección para el capital del propietario debajo de pasivos.
•  Categoría para los activos totales en la parte inferior del balance general.
•  Categoría para los pasivos totales combinados y capital del propietario bajo activos totales.

4. Incluye todos tus activos

Primero puedes enumerar tus activos actuales (efectivo, títulos valores negociables o inventario), ordenando aquellos que tu compañía puede convertir rápidamente en efectivo antes que los demás.

Luego, en un subtítulo por separado, puedes enumerar tus activos no corrientes (propiedad, equipos y títulos valores e inversiones que no sean del mercado) y propiedades intelectuales. Incluye tus activos intelectuales, como marcas comerciales, patentes o derechos de autor, bajo la categoría de activos no corrientes, o puedes etiquetarlos en "activos intangibles".

Una vez que enumeres todos tus activos y su valor, puedes calcular el total sumando tus activos actuales, activos no actuales y propiedades intelectuales. Para los activos no corrientes en particular, debes estar preparado para explicar cómo determinaste su valor razonable.

Por último, puedes comparar tu total con el que aparece en el libro mayor de tu compañía para asegurarte de que no haya discrepancias. Si las hay, vuelve a verificar tus cifras.

Activos totales = Activos actuales + Activos no actuales + Propiedad intelectual.

5. Crea una sección para los pasivos

Tu sección para los pasivos enumera todos tus pasivos actuales y no actuales. Una vez que enumeres y asignes los valores para cada uno, puedes agregarlos juntos para obtener tus pasivos totales. Ejemplos de los pasivos incluyen la deuda y las cuentas por pagar a corto y largo plazo.

Pasivos totales = Pasivos actuales + Pasivos no actuales

6. Crea una sección para el capital del propietario

La sección para el capital del propietario incluye tus ganancias retenidas: los activos que has dejado después de los pasivos y el pago de distribuciones a tus accionistas o propietarios. Suma la suma de cada uno para obtener la cantidad total de capital del propietario o usa la siguiente ecuación:

Capital del propietario = Activos totales − Pasivos totales

7. Agrega el total de los pasivos al total del capital del propietario

Una vez que tengas el capital total del propietario, puedes agregarlo a tus pasivos totales. Tus pasivos totales (incluyendo la deuda o las cuentas por pagar) y tu capital total (valor restante) deberían ser iguales a tus activos totales.

Si no son iguales, significa que necesitas repasar tus cálculos.

Esta es una plantilla de ejemplo para ayudarte a formatear tu balance general:

Poner en práctica estos pasos, te ayudará a evitar errores de contabilidad, identificar nuevas oportunidades de flujo de efectivo y promover el éxito financiero dentro de tu compañía. Administrar tus cuentas de cheques para negocios puede facilitar mucho la creación de un balance general. Habla con un representante bancario para negocios para ver qué otras opciones tienes a tu disposición.