Sugerencias bancarias para los negocios que operan con efectivo

Aplicaciones móviles. Códigos QR. Transacciones biométricas. Y, por supuesto, pagos con tarjeta de crédito y débito. Aunque nunca ha habido tantas opciones en cuanto a formas de pagar por bienes y servicios, muchos propietarios de negocios prefieren llevar negocios solamente de efectivo, y tienen buenos motivos para hacerlo.

Algunos propietarios de negocios antiguos simplemente no quieren cambiar las cosas ni tomarse el tiempo para aprender algo nuevo. Es la antigua mentalidad de "si algo funciona, no lo toques". Otras razones incluyen el hecho de que con efectivo se pueden evitar cargos de tarjeta de crédito, eliminar contracargos costosos y recibir pagos inmediatos por bienes o servicios.

A pesar de todas las ventajas de administrar un negocio que opera en efectivo, hay algunas desventajas, como perder clientes potenciales que no llevan efectivo, arriesgarse más a una auditoría y la posibilidad de recibir dinero falsificado o incluso que te roben el dinero. Pero al seguir algunas sugerencias y una disciplina cuidadosa, podrás administrar mejor tu negocio que opera en efectivo de forma segura y sin preocupaciones.

Mantén registros detallados

A diferencia de los pagos con cheque o tarjeta de crédito, no hay registros digitales para las transacciones en efectivo. Por eso es importante crearlos. Esto incluye registrar todo el efectivo que entra y sale de tu negocio.

Ten a mano un comprobante o un bloc de recibos para escribir manualmente los recibos si es necesario, y mantener las cintas de registro de todas las transacciones diarias y copias de las facturas pagadas a los proveedores. Asegúrate de documentar la fecha, la cantidad de la compra o el pago y la descripción de los productos vendidos o los servicios prestados. Si tienes un contador, puede usar tus recibos para compilar estados financieros con fines impositivos. Tengas un contador o no, puede ser una buena idea invertir en algún tipo de software de contabilidad para monitorear y calcular ventas, gastos, inventario y activos. 

Te recomendamos que guardes al menos 3 años de archivos en caso de que tu negocio sea auditado. Es mejor ser cuidadoso de más a la hora de documentar las transacciones en efectivo. Nunca dirás: “Ojalá no mantuviera unos archivos tan buenos”. La Administración de Pequeños Negocios proporciona excelentes recomendaciones sobre el mantenimiento de registros para pequeños negocios.

Escucha al Tío Sam

Los negocios que solo usan efectivo o que requieren a menudo de mucho efectivo llaman la atención del IRS debido a la dificultad para reportar tanto ganancias como pérdidas. Pero, ¿cómo se muestra el efectivo que nunca entró? Por eso es tan importante mantener registros cuidadosos. Documenta todo.

Además de estar más atento a tus propias finanzas, tendrás que documentar las de tus clientes y empleados. Por ejemplo, si un cliente te paga más de $10,000 en efectivo en una sola transacción o en dos transacciones relacionadas o más, debes completar un Formulario 8300 para proporcionar la información del cliente y reportar el pago.

Si pagas a tus empleados en efectivo, también debes reportar cualquier nómina y pagar los impuestos del empleador. Si no lo haces, no solo puedes poner en peligro tu negocio, sino también privar a tus empleados de los beneficios de compensación de trabajadores, desempleo o jubilación.

Mantén a tus clientes informados

El dinero en efectivo puede ser el rey, pero también lo es la información. Lo que no quieres es que un cliente pase tiempo agregando productos a su carrito o recibiendo un servicio solo para averiguar que no tiene forma de pagarlos. Explica a los clientes que tu negocio solo acepta efectivo. Incluye este mensaje en los carteles en la ubicación de tu negocio, en tu sitio web y en las páginas de redes sociales. Puede ser una buena idea tener un cajero automático (ATM) en tus instalaciones para la gente que no lleve dinero en efectivo.

Capacita a tus empleados

Esto puede parecer una pregunta extraña, pero ¿saben tus empleados cómo manejar el efectivo correctamente? Para muchos mileniales que crecieron con pagos electrónicos, puede que no sea algo natural.

Asegúrate de capacitar a los empleados para que sepan dar cambio, especialmente si tu caja no les dice cuánto cambio debería recibir el cliente. También es importante mostrarles a los empleados cómo reconocer si el dinero es de verdad. Un marcador diseñado para identificar dólares falsificados es una manera sencilla y económica. Obtén más información sobre cómo detectar dinero falsificado de la Reserva Federal.

Además, aunque no quieras pensar que alguien que trabaja para ti sería deshonesto, es más fácil para los empleados de los negocios que operan en efectivo quedarse con una parte de los ingresos. Hacer verificaciones de antecedentes exhaustivas, tener cámaras de seguridad en la caja y asegurarte de que los recibos de la caja y los cajones de dinero se calculen al final de cada turno puede ayudar a reducir o eliminar el robo por parte de los empleados.

Abre una cuenta bancaria para negocios

Por último, pero definitivamente no menos importante, quieres asegurarte de que cualquier dinero que reciba tu negocio se mantenga separado de tus activos personales. Esto es cierto para cualquier negocio, no solo para los negocios que operan en efectivo. La mejor manera de hacerlo es abrir una cuenta bancaria para negocios.

Muchos negocios abren una cuenta de cheques para negocios para pagar cualquier gasto y una cuenta de ahorros para negocios para depositar cualquier dinero que no se necesite para las operaciones del día. Es importante limitar la cantidad de efectivo que tienes en las instalaciones para la seguridad de tus empleados y la seguridad de tu negocio. Tanto tus cuentas de cheques como de ahorros para negocios te ayudarán con la información que necesites durante la temporada de impuestos, y también te ahorrarán muchos dolores de cabeza si alguna vez te auditan.

Aunque la mayoría de los bancos requieren la misma documentación para abrir cuentas para negocios, puede haber algunas diferencias según el tipo de estructura que tenga tu negocio. Consulta con tu banco para averiguar exactamente qué necesitarás para abrir una cuenta bancaria para negocios.

Cómo empezar

Para aprender más sobre las maneras de hacer que tu efectivo haga más por tu negocio, habla con un empleado de la banca para negocios de Chase.