Cómo usar la IA de forma segura para ayudarte a aumentar la eficiencia de tu pequeño negocio

Conoces tu negocio como la palma de tu mano. Sabes exactamente cuáles son tus proveedores que siempre entregan a tiempo, qué clientes prefieren que les envíes un texto en lugar de un email y cómo manejan sus rutinas diarias los distintos miembros de tu equipo. Este profundo conocimiento de tu negocio se convertirá en tu principal activo cuando empieces a navegar por el mundo de la IA (inteligencia artificial).

Hoy en día, todos los propietarios de negocios se enfrentan a dos dilemas sobre la IA: cómo usarla de forma segura y cómo usarla de forma eficiente. Estos no son desafíos separados, sino que son dos caras de la misma moneda.

A medida que las herramientas de IA se vuelven cada vez más sofisticadas, lo mismo sucede con las amenazas derivadas de la IA. Por cada nueva herramienta para programar reuniones o analizar datos de ventas, aparece algún un estafador que utiliza la IA para crear convincentes simulaciones ultrafalsas, o lanzar ataques de phishing bien dirigidos.

¿Las buenas noticias? Es posible mantener tu negocio protegido al tiempo que aprovechas lo que puede ofrecerte la IA. Esta guía te mostrará cómo detectar posibles amenazas provenientes de la IA y cómo poner en práctica unas sencillas medidas de seguridad para luego usar la IA de manera efectiva para ayudar a hacer crecer tu negocio.

Seguridad en los negocios aplicada a la IA

Cuando hablamos de pequeños negocios usando la IA de forma segura, no se trata solamente de aprender a evitar las estafas. Se trata de comprender todas las maneras en que la IA podría tener un impacto en tu negocio, tanto bueno como malo, y tomar decisiones inteligentes sobre cómo usarla.

Piensa en la IA como si fueras a contratar un nuevo empleado. A un nuevo empleado nunca le darías acceso completo a toda tu información en su primer día. Lo irías formando, observando cómo trabaja y poco a poco le irías dando más responsabilidades a medida que demuestre lo que vale. Las herramientas de IA requieren el mismo enfoque y actuar con cautela.

Privacidad y seguridad de los datos del negocio

Cada vez que usas una herramienta de IA, estás compartiendo con ella la información de tu negocio, incluyendo datos de tus clientes y tus registros financieros. Así es como puedes ayudar a proteger esa información:

• Verifica dónde se almacenan tus datos. Cuando usas herramientas de IA, es en sus computadoras donde se almacenan los datos de tu negocio, no en las tuyas. Considera usar compañías o herramientas de IA que retengan los datos que recopilan dentro de los EE. UU.
• Revisa tu configuración de privacidad. Las herramientas de IA más establecidas te permiten escoger qué información guardarán y por cuánto tiempo. Muchas ofrecen la opción de borrar tus chats más adelante, o de fijar un límite de tiempo para la retención de tus datos.
• Lee detenidamente los términos del servicio. Antes de utilizar cualquier herramienta de IA, asegúrate de tener claras sus reglas. ¿Por cuánto tiempo van a custodiar tu información? ¿Van a compartir esta información? ¿Quién es propietario del trabajo que genere la IA con tus datos? Si no puedes responder a estas preguntas, piénsatelo dos veces antes de usar esa herramienta.
• Sé el guardián de la privacidad de tus clientes. Mantén tu información confidencial, como los números de tarjeta de crédito y los detalles de contacto, fuera del alcance de tus herramientas de IA. Cuando vayas a probar algo nuevo, utiliza información ficticia en lugar de datos reales de clientes. Una vez que los datos de tus clientes se comparten con una herramienta de IA, ya no hay vuelta atrás.

Cómo proteger tu negocio contra amenazas derivadas de la IA

Las amenazas derivadas de la IA son cada día más sofisticadas, pero la seguridad no tiene por qué ser nada complicado. De hecho, cuanto más simple sea tu plan, más probable será que tu equipo cumpla con él. Las áreas clave donde hay que estar alerta son bastante elementales:

1. Videos y llamadas de voz falsos: los estafadores usan la IA para crear simulaciones ultrafalsas de videos y llamadas de voz que se ven y suenan exactamente igual que gente a la que conoces. Con estas estafas pueden intentar engañarte para que envíes dinero o compartas información confidencial antes de que te des cuenta de que no estás hablando con quien tú crees.
   Cómo detener el fraude con simulaciones ultrafalsas:
   • Escoge, a modo de contraseña para tu equipo, una palabra o frase que quiera decir "Necesito verificar que de verdad eres tú".
   • Marca un proceso para volver a llamar a las personas que te soliciten una transferencia de dinero, usando su número de teléfono habitual.
   • Define claramente los pasos para verificar cualquier solicitud inusual recibida por llamada de video o de voz.
   • Haz tus videollamadas solo a través de plataformas aprobadas para negocios.
2. Phishing inteligente: hoy día la IA puede imitar casi a la perfección el estilo editorial de tu compañía, lo que dificulta la detección de estafas por email. Hacer clic en el lugar incorrecto podría dar acceso a tus cuentas a los estafadores, o confundirte para que envíes dinero adonde no debes.
   Cómo prevenir los ataques de phishing con IA:
   • Crea una lista de verificación para detectar estafas generadas por IA.
   • Habla sobre las nuevas amenazas que representa la IA en tus reuniones habituales de equipo.
   • Haz simulacros para saber qué hacer si alguien detecta algo sospechoso.
   • Diseña un sistema claro para reportar cualquier actividad potencialmente fraudulenta.
   • Utiliza un buen filtro de correo no deseado, que sea capaz de identificar emails de phishing generados por IA.
3. Servicios falsos: no todas las compañías que ofrecen IA para pequeños negocios son legítimas. Algunas de estas empresas son estafadores intentando obtener acceso a los datos de tu negocio. Una decisión equivocada podría dejar expuesta tu información confidencial a los piratas informáticos, u ofrecerles una vía de acceso a tu negocio.
   Cómo protegerte contra los servicios falsos:
   • Mantén una lista de las personas en tu equipo con permiso para inscribirse en nuevas herramientas de IA.
   • Haz tus deberes investigando a los proveedores de IA antes de compartir datos con ellos.
   • Asegúrate siempre de que tengan certificados de seguridad y conexiones HTTPS.
   • Verifica bien de dónde vienen esos mensajes realmente.
   • Usa aplicaciones de autenticación en lugar de mensajes de texto para la verificación.

Y por encima de todo, recuerda que, aunque la IA pueda aparentar ser humana, tú sabes cómo son los emails que escribe Carlos el de marketing. Sabes que Sariah la de contabilidad nunca pide que hagas pagos urgentes. Sabes de qué manera te suelen pasar los pedidos tus clientes. Y ese profundo conocimiento de tu negocio y tus clientes es algo que ningún algoritmo puede falsear.

Lo que la IA puede (y no puede) hacer por tu negocio

La seguridad aplicada a la IA puede resultar algo abrumadora, pero no te tiene por qué dar miedo. Una vez que hayas implementado tus medidas de protección básicas, podrás explorar de forma segura qué cosas puede hacer la IA por tu negocio. Lo más importante a tener en cuenta es que eso que llamamos IA es en realidad un conjunto de diferentes herramientas, cada cual con sus propias fortalezas y limitaciones.

• Aprendizaje automático: es cuando las computadoras van mejorando en sus tareas al estudiar más ejemplos, como tu teléfono aprendiendo a reconocer tu cara, o como Netflix al averiguar qué programas te podrían gustar.
• Grandes modelos de lenguaje (LLM): estas herramientas son increíblemente buenas manejando textos porque han procesado millones de documentos, pero básicamente son herramientas muy sofisticadas diseñadas para identificar patrones. Pueden ayudarte a escribir emails o resumir informes, pero no entienden qué es lo que están escribiendo.
• IA generativa: estas herramientas son excelentes para elaborar gráficos que puedes usar en situaciones poco complejas, como publicaciones en medios sociales. Sin embargo, cuando mejor funcionan es guiándolas con la creatividad humana, sobre todo si quieres que tu negocio se vea único y no como un clon de tu competencia.
• Visión informática: estas herramientas ayudan a las máquinas a "visualizar" y analizar imágenes. Son el motor detrás de esas aplicaciones que pueden distinguir especies de plantas a partir de fotografías, o ayudar a los médicos a diagnosticar problemas en imágenes de rayos X.

Pero todo esto no son más que herramientas. Herramientas muy potentes, desde luego, pero herramientas al fin y al cabo. Y al igual que sucede con cualquier herramienta, el uso seguro de la IA funciona mejor cuando los humanos la usan para el trabajo apropiado. Una pistola de clavos es ideal para construir una casa, pero no la usarías para colgar una foto en la pared. Con la IA es lo mismo: es fantástica para calcular números o realizar tareas tediosas, pero no puede sustituir tu conocimiento de lo que hace funcionar a tu negocio.

Cómo mejorar tu eficiencia con la IA

Ahora que ya sabes cómo proteger tu negocio y los tipos de herramientas que hay a tu disposición, veamos qué puede hacer la IA para que tu negocio sea más eficiente. Piensa qué es lo que no te gusta hacer en tu trabajo. Redactar informes aburridísimos. Estar a medianoche preparando hojas de cálculo. Hacer malabarismos con tu agenda. La IA puede ayudarte con ese trabajo que no requiera tu toque personal para que puedas enfocarte en el trabajo que sí lo necesita.

Esto es lo que te puedes quitar de encima de forma segura con ayuda de la IA:

• Tareas administrativas: Deja que la IA se encargue de trabajos básicos como programar tus reuniones o enviar facturas.
• Análisis de datos: En lugar de pasarte horas repasando hojas de cálculo, deja que sea la IA quien detecte tendencias en tus ventas e inventario.
• Comunicaciones rutinarias: ¿Sabes esos emails y publicaciones cotidianas en medios sociales? La IA te puede ayudar a escribirlos, e incluso averiguar cuándo los leerá la mayoría del público.
• Servicios básicos de atención al cliente: Libérate para las conversaciones más importantes dejándole a un Chatbot de IA encargarse de preguntas más comunes como “¿Cuál es su horario?”
• Automatización de procesos: Deja de enviar recordatorios o de perseguir a tus clientes para que paguen sus facturas. La IA puede mover todas estas tareas rutinarias mientras tú te centras en hacer crecer tu negocio.

La clave es dejar que la IA se encargue de estas tareas repetitivas para que tú puedas dedicar más tiempo a lo que realmente importa, ofreciendo así un mejor servicio a tus clientes.

Cómo hacer que la IA se ponga a trabajar para ti

Una vez que tengas configuradas tus herramientas de IA, es hora de incorporarlas de forma segura en tu flujos de trabajo diarios. Piensa en estas herramientas como en cualquier nuevo empleado que contrates: Tienes que enseñarles qué hacer, verificar su trabajo y asegurarte de que realmente te están haciendo la vida más fácil.

Estate pendiente de todo

• Empieza tu día echando un vistazo rápido a lo que se ha hecho, como revisar esas publicaciones automatizadas en medios sociales antes de que se envíen.
• Revisa cualquier email o respuesta que tu Chatbot de IA haya enviado a los clientes durante la noche.
• Asegúrate de que recibes tus alertas de inventario antes de que se agoten tus stocks.
• Haz revisiones aleatorias del envío automático de facturas y recordatorios de citas.

Establece límites claros

• Decide qué emails de clientes puedes responder por IA y cuáles necesitan tu toque personal.
• Aprende cuándo puedes dejar que tu chatbot se encargue de las preguntas y cuándo tienes que intervenir tú.
• Ten cuidado con los datos de tus clientes: asegúrate de que tus herramientas de IA solo vean lo que necesitan.
• Ten un plan para cuando haya que dejar que se encargue un humano en lugar de la IA.

Mira y aprende

• Presta atención a cómo reaccionan los clientes a los emails escritos por IA o a sus respuestas en el chatbot.
• Fíjate en qué tareas rutinarias se le dan bien a la IA (como gestionar agendas) y cuáles son las que todavía necesitan tu atención.
• Determina si estas herramientas realmente te están ahorrando tiempo y dolores de cabeza.
• Haz ajustes cuando las cosas no estén a la altura.

No estás tratando de poner tu negocio en piloto automático. Estás usando estas herramientas para realizar tareas repetitivas y que tú puedas enfocarte en los aspectos más prácticos de tu negocio y que lo hacen único.

Usa la IA de forma segura como ayuda para desarrollar tu negocio

Cuando hablamos de IA para pequeños negocios, la seguridad y la eficiencia van de la mano. Las protecciones que has implementado, desde proteger los datos de tus clientes hasta detectar posibles estafas, no son solo para evitar problemas. Son para darte confianza para usar la IA de manera segura y efectiva. Porque cuando sabes cómo proteger tu negocio de amenazas y estafas, puedes enfocarte en poner la IA a trabajar allá donde más te sirva.

Piensa en lo que podría significar para tu negocio:

• Vas a ser capaz de usar las herramientas de IA con confianza, comprender cómo administrar los riesgos relacionados con la privacidad de datos.
• Vas a poder dejar que los chatbots atiendan las preguntas de los clientes mientras mantienes el control sobre tus datos.
• Vas a poder automatizar más tareas diarias porque habrás implementado una supervisión y unos límites bien definidos.

Es bastante sencillo: Cuando aprendas a usar la IA de forma segura, obtendrás grandes eficiencias en tu negocio al combinar una automatización estratégica de tus operaciones con unos efectivos mecanismos de protección.

¿Todo listo para explorar cómo puedes hacer crecer tu negocio con las herramientas adecuadas? Aprende más con Chase for Business.