Guía de contabilidad para principiantes

Cuando empiezas a construir una vivienda, lo primero que necesitas son unos buenos cimientos. Lo mismo hay que hacer para levantar un negocio que tenga éxito. Piensa en la contabilidad como si fuera esa sólida base. No se trata solo de registrar tus transacciones comerciales, sino de asegurarte de que tu compañía sea lo bastante fuerte como para enfrentar cualquier chaparrón financiero.

Al registrar tus ingresos y gastos día tras día estás creando un historial financiero de tu compañía, al que podrás recurrir siempre que tengas cualquier duda sobre tus finanzas. Además, al llevar unos registros detallados te resultará más fácil prepararte para la temporada de impuestos además de impresionar a posibles inversores.

Sigue leyendo para ver en qué consiste la contabilidad y cómo establecer un sistema que te funcione.

Términos clave

Si quieres ser un contador competente, o quieres ser capaz de mantener una conversación con un experto externo al que quieras contratar, entonces te resultará útil conocer la jerga asociada a la profesión. Estos son algunos términos clave que puedes aprender:

• Ecuación contable: la base para crear un balance general: Activos = Pasivos + Capital

• Cuentas por pagar: el dinero que debes actualmente a proveedores o distribuidores.

• Cuentas por cobrar: el dinero que todavía no has recibido de tus clientes en pago por tus productos o servicios.

• Base de acumulación y base de efectivo: dos de los métodos de contabilidad más comunes que usan los responsables de un negocio.

• Activos: cualquier recurso que un negocio posee o controla, y que genera valor económico.

• Balance general: un informe financiero que detalla los activos, pasivos y el capital de tu negocio.

• Flujo de efectivo:el dinero que entra y sale de tu negocio.

• Plan de cuentas: una lista con los distintos tipos de transacciones en una determinada empresa.

• Libro mayor: un registro completo de las transacciones financieras de un negocio a lo largo del tiempo.

• Estado de resultados: un informe financiero que detalla el dinero que has ganado y gastado en un período determinado (también conocido como estado de pérdidas y ganancias).

• Pasivos: todo aquello que debas, como facturas sin pagar, saldos de tarjetas de crédito y préstamos para negocios.

Tipos de contabilidad

Hay dos métodos principales para llevar las cuentas:

• Por partida simple: el contador utiliza una única entrada para cada transacción, ya sea de ingresos o de gastos, para que todo quede registrado en un solo lugar.

• Por partida doble: los ingresos y gastos se registran por separado como créditos y débitos, y cada uno debe coincidir con el otro. Este método requiere más documentación y atención al detalle.

Muchos propietarios de negocios más pequeños prefieren el método de entrada simple por su sencillez. Por otro lado, los negocios con transacciones más complejas pueden agradecer el nivel de detalle que ofrece el sistema de doble entrada.

Qué es lo que hacen los contadores

Las siguientes tareas suelen estar asociadas a la contabilidad:

• Entrada de datos: mantienen los registros usando los métodos contables de partida simple o partida doble mencionados anteriormente.

• Conciliación bancaria: confirman que los libros coincidan con sus correspondientes estados de cuenta bancarios.

• Preparación de informes financieros: hacen seguimiento de las finanzas a lo largo del tiempo y mantienen un registro con todos los cambios.

• Revisión del dinero que entra y sale: administran cuentas por cobrar, cuentas por pagar y nóminas; cobran facturas; se aseguran de que los empleados y proveedores reciban sus pagos.

Consejos para llevar tu propia contabilidad

¿No tienes capacitación como contador? No pasa nada. La contabilidad no requiere una capacitación formal y, si no quieres contratar a un experto externo, normalmente lo podrás hacer por tu cuenta. Solo ten en cuenta las siguientes sugerencias:

• Crea un sistema de registro: abre una cuenta bancaria para tus gastos de negocios para no mezclar tus transacciones personales con las profesionales.

• Mantén tus finanzas personales y de negocios aparte: Open a bank account for business expenses so that you don’t mix personal and professional transactions.

• Pon tu tecnología a trabajar: investiga las diversas opciones disponibles de software de contabilidad para pequeños negocios, y considera también usar un software de automatización y seguimiento.

• Vigila tus finanzas: plantéate realizar revisiones financieras periódicamente, por ejemplo una vez por mes o por trimestre.

• Presta atención a los plazos para declarar impuestos: mantén tus archivos en un lugar conveniente y empieza a preparar tu declaración varias semanas antes de que venza el plazo para tener tiempo de solucionar cualquier problema, en caso de necesidad. Como alternativa, puedes considerar la idea de contratar a un contador profesional y que te ayude con tu declaración.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia la teneduría de libros de la contabilidad?

La contabilidad y la teneduría de libros son similares, pero no iguales. Piénsalo de la siguiente manera: La teneduría de libros es el registro de los ahorros y las transacciones de un negocio. La contabilidad es un método para interpretar, clasificar y analizar información financiera. La teneduría de libros es uno de los componentes clave de cualquier sistema contable, pero no es el único.

¿Debería usar herramientas de contabilidad por Internet?

Puedes compensar tus cuentas sin tener que usar herramientas digitales, pero el proceso puede ser mucho más simple si sabes aprovechar lo que está a tu disposición en Internet. Si quieres empezar de a poco, busca alguna plantilla gratuita de presupuestación (PDF) que te ayude a monitorear tus gastos mensuales. Luego, una vez que hayas ganado seguridad con los conceptos básicos, puedes descargar una aplicación para planificar tu presupuesto o algún software de contabilidad para obtener orientación más detallada y personalizada.

¿Debería llevar yo mi propia contabilidad?

Ciertamente, cualquier propietario de negocio puede llevar su propia contabilidad. Sin embargo, piensa si tienes suficiente tiempo y paciencia como para abordar esta labor por tu cuenta. Tal vez decidas que es mejor contratar a un experto externo, y que tú puedas enfocarte en otros aspectos de tu negocio.

¿A quién puedo acudir para obtener ayuda adicional?

Si tienes más preguntas sobre las necesidades contables o de teneduría de libros de tu negocio, comunícate con un representante bancario para negocios de Chase.