Cómo los estados de flujo de efectivo pueden llevar a tu negocio al éxito

Como propietario de un negocio, probablemente creas que las ganancias y los ingresos son los marcadores de tu éxito. Pero supervisar el flujo de efectivo, cuánto efectivo entra y sale de tu negocio cada mes, puede ser igual de importante. ¿Cuál es la mejor manera de supervisarlo? Los estados de cuenta de flujo de efectivo.

Para ver el poder de los estados de cuenta de flujo de efectivo en acción, imaginemos a un propietario de negocio ficticio aprendiendo los pormenores de la administración de efectivo para su ajetreada panadería imaginaria.

Cómo el flujo de efectivo puede afectar tu negocio

Conoce a Maya, propietaria de la panadería francesa ficticia Le Petit Velo.

Cada mañana, Maya llega a la panadería antes del amanecer para preparar baguettes y cruasanes frescos para el apuro de la mañana. El día se vuelve más ajetreado a medida que los clientes llegan por café y pastelitos para el desayuno. En la ráfaga de servir a los clientes y sacar más producción, Maya está demasiado ocupada para supervisar los detalles de cada transacción.

Al final de cada día, cuando finalmente Maya cuenta la caja y hace inventario, los números le dicen que Le Petit Velo es rentable, pero eso es todo. No le dan un panorama completo de cuánto dinero entra y sale regularmente para que pueda planificar por adelantado, y Maya sabe que aunque la panadería sea rentable en papel, no tener suficiente efectivo a mano para comprar harina o pagar a sus empleados podría dificultar el funcionamiento.

Al igual que muchos otros propietarios de negocios, Maya ha descubierto que con el tiempo necesitará darle un mejor manejo a cómo entra y sale el efectivo de la panadería.

¿Qué es un estado de cuenta de flujo de efectivo?

Supervisar el efectivo entrante y saliente cada mes te muestra los dólares reales que pasan por tus puertas más allá de solo las ganancias en papel.

Eso es lo que hace un estado de cuenta de flujo de efectivo: resumir cuánto efectivo entra y sale de tu negocio durante un período determinado desglosando tus transacciones en efectivo en 3 categorías:

• Actividades operativas — el efectivo de las operaciones cubre los ingresos y gastos diarios, como ventas, nómina, alquiler y suministros. En el caso de Maya, esto significa monitorear las ventas de productos, el costo de los ingredientes, la nómina y el alquiler para saber si sus operaciones principales están generando suficiente efectivo día a día.

• Actividades de inversión — el efectivo de las inversiones monitorea el dinero que se gasta en inversiones en crecimiento, como nuevos equipos o una segunda ubicación. En Le Petit Velo, esto requiere controlar las inversiones de nuevos hornos, mezcladores y expositores que pueden ayudar a aumentar el crecimiento y las ventas.

• Actividades de financiación — el efectivo de la financiación incluye préstamos para negocios u otra financiación externa. Maya quiere vigilar detenidamente el saldo de sus préstamos para negocios para determinar cuán dependiente es su panadería de esos fondos prestados.

Para tener una idea de cómo funciona, imaginemos cómo Maya podría armar su primer estado de cuenta de flujo de efectivo.

Cómo armar un estado de cuenta de flujo de efectivo

Maya empieza por reunir información sobre las actividades operativas, de inversión y de financiación de la panadería durante el último trimestre.

Estado de flujo de efectivo de Le Petit Velo

Trimestre finalizado el 31 de diciembre

• Actividades operativas
  • Efectivo de las ventas de pan: $25,000
  • Efectivo de las ventas de pasteles: $15,000
  • Efectivo pagado por los ingredientes: –$14,000
  • Efectivo pagado por nómina: –$10,000
  • Efectivo pagado por servicios públicos: –$3,000
  • Efectivo pagado por el alquiler: –$5,000
  • Efectivo operativo total: $8,000

• Actividades de inversión
  • Efectivo para el nuevo horno: –$10,000
  • Efectivo para la mejora del mezclador: –$3,000
  • Efectivo de la inversión total: –$13,000

• Actividades de financiación
  • Préstamo recibido: $15,000
  • Pago del préstamo: –$5,000
  • Efectivo de la financiación total: $10,000

• Aumento neto del efectivo: $5,000

Cómo leer el estado de cuenta de flujo de efectivo

Con un estado de flujo de efectivo trimestral inicial completo, ahora Maya puede ver claramente cuánto dinero entra y sale de las operaciones de Le Petit Velo y de dónde viene.

En su estado de cuenta más reciente, el aumento neto en efectivo de Maya fue de $5,000 para el trimestre. Pero al profundizar, ve lugares para mejorar:

• Sus actividades operativas generaron $8,000 en efectivo este trimestre, lo que refleja el flujo de efectivo de las ventas principales de panadería.

• En sus actividades de inversión, gastó $13,000, creando un déficit de $5,000 entre el efectivo que gastó y el efectivo que recibió a través de las operaciones diarias.

• Sus actividades de financiación trajeron $10,000 de efectivo de préstamos, lo que ayudó a cubrir el déficit de efectivo de $5,000.

Según los números, Maya gastó $5,000 más de lo que acumuló. La buena noticia es que, como Maya no hará compras importantes de equipos cada trimestre, gastará menos y tendrá la oportunidad de revertir su déficit de efectivo en su próximo estado de cuenta de flujo de efectivo.

Cómo encajan los estados de cuenta de flujo de efectivo en tus informes financieros

Junto con el informe de ingresos y el balance, los estados de flujo de efectivo forman parte de los estados financieros principales de un negocio:

• Los estados de cuenta de ingresos muestran los ingresos acumulados y los gastos incurridos durante un período de tiempo para proporcionar un panorama de la rentabilidad general, pero no los saldos en efectivo.

• Los balances generales resumen los activos, pasivos y capital en un solo momento, pero no monitorean los flujos de efectivo.

• Los estados de cuenta de flujo de efectivo complementan los estados de cuenta de ingresos y balances generales al monitorear el efectivo que entra y sale para proporcionar visibilidad del efectivo en mano para cumplir con las obligaciones comerciales.

Para una propietaria de un pequeño negocio como Maya, monitorear los 3 estados de cuenta juntos puede darle una mejor idea de la salud financiera de su negocio.

Por qué son útiles los estados de cuenta de flujo de efectivo

Adquirir el hábito de preparar los estados de cuenta de flujo de efectivo es valioso para los propietarios de negocios porque estos documentos proporcionan perspectivas y visibilidad que ayudan a informar mejores decisiones financieras. Por ejemplo, los propietarios de negocios pueden usar estados de cuenta de flujo de efectivo para:

• Verificar el efectivo disponible para cubrir las próximas facturas y gastos. En el caso de Maya, puede verificar el efectivo disponible de su panadería para pagar las facturas a tiempo.

• Analizar los datos a lo largo del tiempo para identificar problemas de flujo de efectivo bajo, como la disminución de las ventas o las inversiones altas. Maya puede usar sus estados de cuenta para detectar áreas de flujo de efectivo bajo, como la caída de las ventas de pasteles.

• Evaluar si el flujo de efectivo neto cubre las deudas mensuales y los costos operativos. Maya puede asegurarse de que su flujo de efectivo neto cubra deudas y costos cada mes.

• Usar tendencias para presupuestar y planificar gastos para períodos futuros. Por ejemplo, Maya podría reducir las nuevas inversiones en hornos para liberar efectivo y enfocarlo en marketing.

• Proporcionar los estados de cuenta a posibles prestamistas para calificar para préstamos para negocios. Maya puede usar sus estados de cuenta de flujo de efectivo al solicitar financiación para abrir una segunda ubicación de panadería.

Cómo usar los estados de cuenta de flujo de efectivo para construir tu negocio

El punto de la historia de Maya es que preparar estados de cuenta de flujo de efectivo regulares puede darte una herramienta poderosa para mantener tu negocio financieramente saludable. Mira las tendencias a lo largo del tiempo en cada sección. ¿Dónde surgen los excedentes o déficits de efectivo? Por ejemplo, es posible que tengas déficits de efectivo durante las temporadas ajetreadas cuando gastas excesivamente en inventario y suministros. Puedes planificar por adelantado para ese próximo año.

Con una base sólida de gestión de efectivo, puedes centrarte en hacer lo que más te gusta mientras tomas decisiones de negocios mejor informadas entre bastidores. En el caso de Maya, es servir deliciosos productos horneados. En tu caso, podría ser entrenar a clientes o diseñar productos.

¿La conclusión clave? Comprender tu flujo de efectivo ayuda a eliminar muchas de las conjeturas financieras al administrar tu negocio, y supervisar y administrar bien el flujo de efectivo puede significar una diferencia para tu negocio entre simplemente salir adelante y prosperar activamente.

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