Mejora tus informes financieros para llevar tu negocio al éxito

Administrar un negocio con éxito es como conducir un carro. Tienes que estar vigilando el tablero de instrumentos para saber qué tan rápido vas, cuánta gasolina o carga te queda y si se enciende alguna luz del motor.

Los informes financieros son el tablero de instrumentos de tu negocio: miden tu velocidad (tus ganancias), el nivel de combustible (tu flujo de efectivo) y el estado del motor (tu rentabilidad). Si prestas atención al panel, tu negocio podría quedarse sin gasolina antes de llegar adonde quieres.

¿Qué son los informes financieros?

La preparación de informes financieros consiste simplemente en registrar y monitorear todo el dinero que entra y sale de tu negocio. Para ello, se van creando estados financieros para las distintas piezas que forman el rompecabezas de las finanzas de tu negocio: ingresos, gastos, activos, deuda y beneficio.

Estos informes te proporcionan una visión detallada de cómo le está yendo a tu negocio. Se trata de comprender los números, con el fin de ver en qué punto estás a nivel financiero, y que así puedas tomar decisiones mejor informadas.

¿Por qué son importantes los informes financieros?

Los informes financieros quizás parezcan otra de las tareas tediosas que tiene que hacer cualquier propietario de negocio. Pero estar al tanto de tus números merece la pena de veras, ya que te sirve para:

• Monitorear tu rendimiento: Los informes regulares miden cosas tales como tus ingresos, costos y márgenes de beneficio, lo que te permite supervisar con facilidad el rendimiento de tu negocio y saber qué es lo que necesitas hacer en ese momento.
• Dar confianza a los empleados: Compartir con tus empleados los grandes logros de la compañía, como un trimestre en que se haya batido un récord de ventas, servirá para mantenerlos informados y que confíen en la integridad y estabilidad de tu negocio.
• Atraer inversores: Los inversores querrán ver un historial detallado de tus finanzas, y tener previsiones sólidas antes de comprometer cualquier tipo de financiación. Unos informes robustos despejarán cualquier duda sobre la solidez de tu negocio y demostrarán que sabes lo que haces.
• Garantizar el cumplimiento: el mantenimiento de registros precisos muestra a los auditores y reguladores de lugares como el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) que tus finanzas están en el libro, y los informes detallados pueden ayudarte a evitar posibles problemas legales en el futuro.
• Fundamentar tus decisiones: Un historial financiero preciso es un punto de referencia para tomar decisiones basadas en datos sobre precios, gastos, crecimiento y demás.
• Mantener la salud de tu negocio: Los informes financieros son una manera excelente de ver cómo va la salud de tu negocio. Las constantes vitales se indican en documentos tales como el estado de resultados, el estado de cuenta del flujo de efectivo, el balance general y los análisis de indicadores, y si haces chequeos regulares sabrás siempre cuál es el pulso de tu negocio.
• Saber cuál es tu valor: Unos registros detallados permiten a propietarios y posibles compradores determinar el valor de una compañía en base al flujo de efectivo y las ganancias discrecionales. Puedes utilizar estos registros para justificar cuánto vale realmente tu negocio y predecir su valor futuro basado en el crecimiento actual.

Tus 4 principales informes financieros

Los informes financieros pueden ser diferentes estados de cuenta sobre cada una de las partes de tu negocio, pero estos son los 4 informes principales que todo propietario de un negocio debería conocer como la palma de su mano:

• Estado de resultados: A veces denominado estado de cuenta de pérdidas y ganancias (o P&L por sus siglas en inglés), el estado de resultados muestra todos los ingresos y gastos que se hayan producido y si tu negocio ha ganado o perdido dinero a lo largo de un período de tiempo. Como el estado de resultados se suele hacer de forma mensual, trimestral y anual, puede darte una imagen clara de las tendencias financieras de tu negocio. A su vez, eso te puede ayudar a anticipar posibles problemas e identificar nuevas oportunidades para hacer crecer a la compañía.
• Balance general: Un balance general es como el resumen financiero de tu negocio en una fecha determinada. Detalla todo lo que el negocio posee como activos, lo que debe como pasivos y la diferencia como capital. El saldo entre estos tres datos (activos = pasivos + capital) te permite ver cómo está la salud de la compañía. ¿Está creciendo? ¿Tiene alguna dolencia? ¿Está fuerte como un roble? El balance general te da la respuesta.
• Estado de cambios en el capital: Las ganancias retenidas son el total de beneficios que se quedan en el negocio, y no lo que se paga a los propietarios. Este estado de cuenta muestra cómo van cambiando con el tiempo esas ganancias retenidas. Partiendo del saldo inicial, el informe indica adónde van los beneficios y cómo cambian las ganancias retenidas, ajustándose a las pérdidas y ganancias y el pago de dividendos durante el período reportado.
• Estado de cuenta de flujo de efectivo: Un estado de cuenta de flujo de efectivo describe cuánto efectivo entra y sale de tu negocio debido a tus operaciones, inversiones y financiación. Al supervisar tu flujo de efectivo, verás qué partes de tu negocio son las que aportan la mayor cantidad de efectivo y cuáles son las que más lo consumen. Esto te da una visión clara de tus necesidades a nivel de efectivo y, en consecuencia, te será útil de cara a tus próximas decisiones financieras.

Aprovecha al máximo tus informes financieros

Ahora que ya conoces los 4 principales informes, aquí tienes algunos consejos para sacar partido a los informes financieros de tu negocio:

• Automatiza tus operaciones con un software de contabilidad. Opciones populares como QuickBooks y FreshBooks pueden ahorrarte un montón de tiempo y de cálculos manuales cuando vayas a hacer tus números.
• Establecer un programa para presentar informes de forma mensual, trimestral y anual, y cumplirlo: la constancia es clave.
• Trabaja con un contador o asesor financiero, al menos al principio, para asegurarte de que no haya errores y las cosas estén bien organizadas.
• Revisa tus informes con frecuencia para anticiparte a cualquier problema, y utiliza los datos para hacer ajustes en tu negocio según sea necesario.
• Comparte tus informes con cualquier socio importante, como bancos e inversores. Si actúas con transparencia te irás ganando su confianza.
• Compara tus informes interanuales para identificar tendencias positivas o negativas en tus finanzas.
• Sigue las normas PCGA para que tus informes den confianza. Si se les llama principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), es por un motivo: son la regla de oro para la presentación de informes financieros.

En conclusión

Al tener tus finanzas controladas, podrás asegurarte de que tu negocio está funcionando sin problemas. ¿Te preguntas qué más puedes hacer para alcanzar tus objetivos de negocio? Contacta con un representante bancario para negocios de Chase para hablar más sobre tus opciones.