Formulario 1099-NEC vs. Formulario W-2: ¿Cómo saber la diferencia?

A veces, la diferencia entre un contratista independiente y un empleado puede parecer confusa. La distinción está sujeta a la ley fiscal de EE. UU., y en realidad se trata de cuánto control tienes sobre el tiempo de la persona y cómo hace el trabajo. Comprender la diferencia entre ambos y cuándo usar cada uno de los formularios puede ayudarte a tomar decisiones inteligentes sobre la dotación de personal para tu negocio.

¿Qué es un empleado que recibe el Formulario W-2?

Es el que normalmente consideramos como un empleado. El nombre proviene del Formulario W-2 del IRS que les entregas y presentas al IRS una vez al año, que informa de sus ingresos y todos los impuestos retenidos.

Las leyes federales específicas definen tu relación con estos trabajadores. Por lo general, les pagas un salario regular o un precio por hora a cambio de su trabajo. Pueden calificar para beneficios como licencia por enfermedad, vacaciones pagadas, planes de jubilación y seguros. A cambio, tienes un poco más de control sobre el empleado y sus actividades. Tú decides en qué trabajan, cuántas horas trabajan, y dónde, cuándo y cómo realizan el trabajo. También es posible que debas proporcionar las herramientas y los suministros que necesitan para hacer su trabajo y que les reembolses los gastos comerciales.

Su término de empleo suele ser indefinido, lo que significa que podría estar en el trabajo hasta que renuncie o lo despidas. Por esta y otras razones, querrás tomar decisiones de contratación cuidadosamente. Como empleador, es posible que debas retener impuestos del Seguro Social, estatales y federales, así como otras deducciones de los salarios de estos trabajadores. Las leyes federales y estatales de salario mínimo también se les aplican a estos trabajadores. Debido a todas las reglas adicionales que rigen estas relaciones en el lugar de trabajo, cuando tengas dudas, podría ser más seguro clasificar a un trabajador como empleado en lugar de contratista independiente.

Beneficios de contratar a un empleado que requiere el formulario W-2

• Más control sobre sus responsabilidades laborales y programación.
• Capacidad para asignar o solicitar horas extras cuando tengas más trabajo.
• Capacidad para entrenar para asumir más responsabilidades según sea necesario.
• Relación estable entre empleador y empleado sin final establecido.
• Capacidad para degradar o despedir al trabajador.
• Estar cubierto por el seguro de compensación de trabajadores, lo que reduce tu responsabilidad legal.

¿Qué es un contratista independiente que requiere el Formulario 1099-NEC?

Un trabajador que no sea un "empleado" suele ser un contratista independiente. Debes entregarles un Formulario 1099-NEC para fines impositivos. Estos trabajadores negocian su propia compensación como parte de un contrato contigo y pueden trabajar por tiempo determinado, a menudo por proyecto. Los contratistas independientes hacen el trabajo según su propio horario, usando sus propias herramientas y suministros.

Un contratista independiente suele ser menos costoso para un negocio que un empleado, porque no hay que pagar ni impuestos ni beneficios. Un contratista independiente también es responsable de pagar sus propios gastos relacionados con el trabajo, el Seguro Social y los impuestos. Por este motivo, a menudo es más sencillo para un negocio clasificar a un trabajador como contratista independiente. Sin embargo, debes asegurarte de hacer esto correctamente, según los criterios del IRS. Si a un trabajador se le paga como un contratista independiente, pero no cumple con la descripción del IRS, el IRS o el Departamento de Trabajo pueden imponerte una multa.

El uso de contratistas independientes puede ser una excelente manera de hacer crecer tu negocio o evitar hacer la contratación incorrecta antes de saber exactamente qué necesitas buscar en un empleado.

Beneficios de contratar a un contratista independiente

• No tienes que pagar los impuestos sobre la nómina.
• No tienes que pagar beneficios.
• Obtienes experiencia específica para un proyecto único o a corto plazo.
• Tienes más flexibilidad en cuanto a cuánto tiempo trabajarán contigo.
• Proporcionan sus propios equipos y herramientas.

Cómo determinar si un trabajador es un empleado o un contratista independiente

Si clasificas incorrectamente a un empleado como contratista independiente, es posible que tengas que pagar los impuestos atrasados adeudados por ese empleado. Por esa razón, es importante no identificar a los trabajadores como contratistas independientes, a menos que estés seguro de que son realmente independientes.

El IRS establece 3 distinciones principales abre superposición para determinar si un trabajador es un empleado o un contratista independiente.

• Control sobre el funcionamiento. Si tienes control sobre dónde, cuándo y cómo la persona hace su trabajo, generalmente es un empleado y no un contratista independiente.
• Control financiero. ¿Le pagas al trabajador un salario regular o la compensación se basa en un contrato entre tú y el trabajador?
• Relación entre las partes. El tiempo que una persona trabaja para ti, y si solo trabaja para ti o también para otros negocios, puede ayudarte a determinar si la persona es un contratista independiente.

Algunas maneras adicionales de saber si un trabajador es un contratista independiente son:

• Se les paga por el trabajo. No pagas los salarios de los trabajadores ni un salario regularmente, sino que pagas por proyecto terminado.
• Trabajan para varias compañías. Un contratista independiente puede tomar trabajo de varias compañías, en lugar de trabajar a tiempo completo exclusivamente para una.
• Tienen sus propios empleados. Un contratista que dirige su propio negocio independiente puede tener sus propios asistentes y otros trabajadores, incluso sus propios empleados.
• Establecen sus propios horarios. Cuando trabajas con un contratista independiente, puedes exigirle que termine el trabajo antes de cierta fecha límite, pero es posible que tengas pocas o ninguna opinión sobre cuándo, dónde o cómo hace el trabajo.
• Tienen sus propios equipos. Un contratista puede usar sus propias herramientas, computadora, software y otros suministros, en lugar de que tú se los proporciones.

Cuando decidas si prefieres trabajar con un contratista independiente o un empleado que recibe el Formulario W-2, tendrás que tomar algunas decisiones sobre cuánto control deseas tener. De cualquier manera, necesitarás una cuenta bancaria fija para negocios para administrar el pago de facturas, la nómina y otros gastos. Habla con un representante bancario para negocios y descubre cómo podemos ayudar a tu pequeño negocio.