Sugerencias para administrar los recursos humanos de los pequeños negocios

Encontrar el enfoque correcto para el Departamento de Recursos Humanos (RR. HH.) de los pequeños negocios es una de las tareas más importantes que realizarás como propietario de un negocio. RR. HH. abarca todo tu negocio, desde el reclutamiento hasta garantizar la seguridad en el trabajo, y mantener la documentación y los registros requeridos. El Departamento de RR. HH. también puede ayudar a establecer el tono y la cultura de tu compañía.

Sin embargo, dedicar los recursos a un departamento completo puede ser un desafío para un pequeño negocio con recursos limitados. Trabajar de manera sabia y tener las herramientas adecuadas para administrar el Departamento de RR. HH. puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero mientras mantienes la infraestructura para respaldar y asistir a los empleados.

Optimización del Departamento de Recursos Humanos de los pequeños negocios

Independientemente del tamaño y los requisitos de tu negocio, necesitas una persona para administrar el Departamento de Recursos Humanos. Algunas compañías tienen éxito al subcontratar el trabajo necesario, mientras que otras incorporan a un gerente de RR. HH. a tiempo completo para manejar el reclutamiento, la retención y otras funciones específicas de RR. HH.

Puedes encontrar muchas aplicaciones basadas en la nube que pueden ayudar con las tareas de RR. HH. de tu pequeño negocio. Estos programas pueden almacenar archivos, ayudarte a crear y compartir procesos y ayudar con la nómina. Algunas herramientas incluso integran la inteligencia artificial para ayudarte a anticipar necesidades y entregar la información correcta a los empleados.

3 tareas que tu Departamento de Recursos Humanos debería administrar

Hay 3 cosas que un sistema de RR. HH. debería cubrir.

1. Mantener los archivos de los empleados

Dependiendo del estado en el que operes, los propietarios de negocios deben mantener la documentación del estado legal, los registros de impuestos, los detalles de nómina y las evaluaciones de desempeño guardadas en un lugar seguro para cada empleado. Mantener un archivo digital seguro accesible solo para los usuarios autorizados ayudará a mantener esta información confidencial segura.

2. Crear las políticas y los procedimientos de la compañía

Las políticas y los procedimientos de tus empleados detallan todas las políticas y los procedimientos dentro de la compañía y ayudan a los empleados a saber qué esperar. Como mínimo, debes incluir:

• información sobre compensaciones y beneficios;
• expectativas sobre los horarios de trabajo y cómo solicitar y otorgar licencias;
• procedimientos de seguridad, incluyendo el cumplimiento de la OSHA y las indicaciones para reportar una conducta indebida;
• políticas contra la discriminación;
• conducta esperada, incluyendo recomendaciones de vestimenta y estándares éticos;
• cultura del lugar de trabajo, o los valores que mantiene tu compañía, como por ejemplo, la importancia de trabajar juntos como equipo.

Muchas compañías requieren que sus nuevos empleados lean los procedimientos de la compañía y confirmen que los han leído y comprendido con una firma. La disciplina progresiva también es una política/un procedimiento clave que debe incluirse en las políticas y los procedimientos.

3. Publicar las notificaciones requeridas

Debes designar un área donde se pueda mostrar la información, incluyendo los afiches que la ley federal o estatal requiera que estén a la vista. Es importante actualizar esta información al menos cada año o según lo requiera la ley.

Otras herramientas para ayudar a que tu lugar de trabajo funcione sin problemas

Para ayudar a tu negocio a funcionar a medida que haces crecer tu fuerza laboral, considera usar herramientas que puedan optimizar otras responsabilidades del Departamento de RR. HH.

• Monitoreo del horario. Muchos estados requieren recibos de pago detallados que identifiquen las horas trabajadas.
• Beneficios. Más empleados significa más variación en los beneficios, y una herramienta para monitorear qué beneficios tiene cada empleado, incluidas las licencias para ausentarse, puede ser altamente beneficiosa.
• Revisiones. Las revisiones de desempeño y los registros de los empleados deben gestionarse oportunamente y mantenerse confidenciales.
• Nómina. Es vital asegurarse de que tus empleados reciban el pago a tiempo y de mantener registros precisos de nómina, impuestos y retenciones.