3 opciones de pago que simplifican la nómina

Los cheques impresos o el efectivo alguna vez fueron la principal manera de pagar los sueldos de los empleados. Hoy en día, los empleadores cuentan con una variedad de opciones disponibles para administrar y simplificar las nóminas de pago para sus negocios. Los métodos más comunes incluyen cheques, depósitos directos y tarjetas de débito.

Saber cómo funciona cada uno de ellos y cómo benefician al negocio puede ayudarte a decidir cuál es la mejor opción.

Cheques

Teniendo en cuenta todos los beneficios que proporcionan los cheques, reemplazarlos por opciones más nuevas no es una decisión tan simple como cabría esperar. Si tienes tiempo para supervisar tu cuenta de cheques para negocios y asegurarte de tener suficiente dinero para cubrir los pagos, emitir cheques de nóminas sigue siendo una elección razonable.

Beneficios de pagar con cheques

• El proceso de expedir y emitir cheques puede automatizarse, ahorrando tiempo y gastos.
• Los costos de procesamiento y distribución de los cheques físicos son mínimos. Los cheques impresos pueden ayudar a los empleadores a evitar pagar cargos de conveniencia.
• Se puede cancelar un cheque que se te pierda a ti o a un empleado. También, hoy en día es mucho más difícil para alguien que roba un cheque cobrarlo sin identificación.
• Los cheques escritos a mano o impresos proporcionan un rastro documental verificable. Es posible que tome más tiempo expedir y documentar un cheque, pero te da una manera rápida y fácil de probar que se realizó un pago.

Depósito directo

En un mundo que funciona cada vez más sin efectivo, la transferencia electrónica de fondos se ha convertido en el método preferido de nómina.

Así es como funciona: los empleadores establecen una cuenta con su institución financiera. Después de que los fondos de nómina se depositan en la cuenta bancaria del empleador, los pagos están programados para que se transfieran electrónicamente directamente a las cuentas de los empleados. Esto se hace usando el software del banco o, cuando sea compatible, el software de nómina de tu negocio, eliminando la necesidad de un cheque tradicional.

Las leyes de depósito directo varían de un estado a otro. Asegúrate de comprender las leyes estatales y las regulaciones federales si decides seguir esta ruta.

Aunque el depósito directo es una manera económica de procesar pagos, existen cargos por transferencia electrónica, y agregar nuevos empleados a tu nómina puede generar cargos adicionales por configuración.

Beneficios de pagar a través del depósito directo

• El depósito directo ayuda a eliminar la posibilidad de que el pago se extravíe, se pierda o sea robado, ya que no hay un cheque físico ni una tarjeta de pago. Además, el depósito directo no contiene el tipo de información de identificación que se encuentra en los cheques, lo que reduce el posible uso fraudulento de dicha información.
• Es posible que puedas hacer pagos de nómina desde cualquier lugar.
• Se puede cancelar un cheque que se te pierda a ti o a un empleado. También, hoy en día es mucho más difícil para alguien que roba un cheque cobrarlo sin identificación.

Tarjetas de débito prepagadas

Las tarjetas prepagadas, también llamadas tarjetas de pago, son una opción relativamente nueva que permite a los empleadores pagar a los empleados con tarjetas precargadas. Al igual que una tarjeta de débito, tanto física como funcionalmente, la tarjeta muestra la marca de la institución financiera que la proporcionó (por ejemplo, Visa, MasterCard, American Express y Discover). También pueden emitirse como tarjetas sin marca vinculadas a una red de ATM o POS, como STAR o Pulse, lo que hace que los retiros sean más accesibles.

Las leyes federales prohíben a los empleadores exigir a los empleados que acepten salarios en una tarjeta de nómina. Debes ofrecer al menos otra opción. Algunos estados requieren autorización por escrito de los empleados. Consulta con un contador para verificar las leyes de tu estado.

Beneficios de pagar con tarjetas de débito prepagadas

• Son más rápidas y simples: cada período de pago, el empleador carga automáticamente las tarjetas con los pagos de nómina de los empleados. Toma tiempo para aprender más sobre los cargos involucrados.
• Las tarjetas de pago dan a los empleadores una manera de simplificar los pagos de nómina a los empleados que no tienen cuentas bancarias.

Administra correctamente tus opciones

A medida que evalúas qué método de nómina para negocios emplear, los cheques, depósitos directos o las tarjetas de débito prepagadas, considera cómo se administrará el procesamiento y la distribución de la nómina y quién lo administrará. Considera conectar con un representante bancario para negocios de Chase para aprender más sobre cómo cada uno de estos podría integrarse con el sistema de nómina que estás implementando.