Cómo hacer tu propia nómina

Quieres asegurarte de pagar a todos tus empleados correctamente y a tiempo. Es una de las principales responsabilidades de ser propietario de un pequeño negocio. Si tienes un equipo pequeño, hacer tu propia nómina puede ahorrarte dinero. Administrar la gestión de nómina por tu cuenta no es fácil, pero puede ahorrarte el costo de contratar a un contador o a un servicio de procesamiento de nómina de terceros. Si no te importa encargarte del papeleo, puedes administrar tu propia nómina siguiendo estos pasos. Asegúrate de buscar asesoramiento profesional para determinar si estas son las acciones correctas para ti.

Lo que necesitas para hacer tu propia nómina

Hacer tu propia nómina implica principalmente papeleo, que puede manejarse con formularios o digitalmente usando software para nóminas. Para cada período de pago, debes completar y presentar los formularios correctos. De lo contrario, es posible que te expongas a riesgos legales, costos de litigio o que tengas que pagar cargos por pago atrasado y sanciones impuestas por el gobierno. Aquí es donde empezar:

1. Obtén un número de identificación de empleador

Si planeas contratar empleados, necesitas un EIN para tu negocio. También conocido como número de identificación fiscal federal, tu EIN único identifica tu negocio con el IRS. Si no tienes uno, tendrás que solicitar uno a través del IRS antes de hacer tus nóminas.

2. Pídele a cada empleado que complete un formulario W-4

Cada empleado completa un formulario W-4 federal cuando empieza un nuevo empleo. Lo usan para reportar su estado civil para los efectos de la declaración y cualquier desgravación personal. Usarás esas elecciones para calcular cuánto deducir en impuestos de nómina de cada cheque. Para los impuestos estatales y locales, los estados y condados tienen formularios similares para los empleados en esas áreas. Consulta con los departamentos de impuestos en esas jurisdicciones para encontrar los formularios y fechas de presentación correctos.

3. Decide sobre tu programa de nómina

¿Con qué frecuencia pagarás a tus empleados? Configura y comunica calendarios de nómina para los empleados asalariados y por hora con fechas clave: días de pago de los empleados, fechas de vencimiento de impuestos y plazos para presentar formularios de impuestos.

El sitio web del IRS mantiene una lista útil de las fechas clave de declaración de impuestos sobre el empleo y de vencimiento de depósitos, y los sitios de los departamentos de impuestos de cada estado enumeran sus respectivas fechas de vencimiento de impuestos y leyes de pago de salarios que detallan con qué frecuencia y cuándo debe pagarse a los empleados, con consecuencias legales y financieras por incumplimiento.

4. Calcula el salario bruto y los impuestos federales y estatales

Tendrás que hacer algunos cálculos para cada empleado para determinar qué pagarles y qué retener para fines de impuestos de nómina.

• Calcula cuánto salario bruto debes a cada empleado. Para los empleados asalariados, esta es la cantidad de salario que reciben cada dos semanas, una vez al mes o dos veces al mes. Para los empleados por hora, es un poco diferente. Las horas se calculan en función de las horas que marcan la entrada y la salida del trabajo o de las hojas de horas que envían con el total de horas trabajadas. Para estos empleados, hay una tasa para las horas regulares y una tasa por separado para las horas extras, que pueden variar según el estado. California, por ejemplo, requiere el pago de horas extras por una determinada cantidad de horas por semana y a veces por día.
• Calcula la retención. El IRS tiene por Internet un asistente de retención de impuestos en forma de hoja de cálculo de Excel para que puedas calcular fácilmente la cantidad correcta de retenciones de nómina, así como la retención de primas de beneficios. Probablemente retendrás la misma cantidad en cada período de pago para los empleados asalariados, pero es posible que tengas que calcular esto en cada período de pago para tus empleados por hora. También tendrás que comunicarte con cualquier departamento de ingresos estatal y local para obtener información sobre sus tasas de retenciones.
• Otras deducciones. A veces, las deducciones de beneficios, como las deducciones médicas y odontológicas, pueden pagarse antes o después de impuestos. La forma en que se paguen afectará la base salarial tributable. Otra consideración es el tiempo libre pagado (PTO, por sus siglas en inglés), como las vacaciones con sueldo o la licencia por enfermedad. Dependiendo de su ubicación, muchas compañías tienen que ofrecer licencia por enfermedad pagada.
• Escribir cheques de pago o enviar la cantidad adeudada a través del depósito directo. Ofrecer depósito directo puede depender de tus preferencias y las de tus empleados, así como de las leyes estatales. Si ofreces depósito directo, puede configurarse fácilmente con tu banco.
• Totaliza todos tus impuestos de nómina. Si monitoreas los impuestos de nómina para cada período de pago, puede facilitar mucho el pago de impuestos federales y estatales y la presentación de documentos. Estos impuestos de nómina incluyen lo que deduciste del sueldo de tus empleados para el Seguro Social y Medicare, la parte de los impuestos adeudados por el empleador para el Seguro Social y Medicare y tus impuestos sobre la renta retenidos, así como cualquier retención para las primas de beneficios, fondos de jubilación y embargos, si es necesario. También tendrás que hacer pagos por el impuesto federal de desempleo.

5. No te olvides nunca de pagar los impuestos de nómina

Es importante pagar tus impuestos de nómina a tiempo. Se deben al IRS, ya sea mensual o trimestralmente, según tu negocio. Las agencias de impuestos federales y estatales cobran cargos y penalizaciones cuando los impuestos no se pagan a tiempo.

6. Presenta los formularios correctos

Cada trimestre, tendrás que presentar una declaración de impuestos federales sobre la nómina. También tendrás una declaración anual para presentar. Al final de cada año fiscal, tendrás que preparar formularios W-2 para cada empleado para que pueda presentar sus impuestos sobre la renta.

Recuerda que los contratistas independientes son diferentes de los empleados. Si tienes contratistas a quienes pagas regularmente, es una buena idea asegurarte de que estás siguiendo todas las reglas. Es importante garantizar que legalmente no trates a los contratistas como empleados. De lo contrario, tendrás que completar la documentación necesaria y retener los impuestos sobre la renta y de nómina de sus cheques.

Errores comunes de nómina para evitar

Estas son algunas mejores prácticas para evitar errores comunes de nómina:

• Asegúrate de configurar recordatorios. Desempeñas muchos cargos como propietario de un negocio. Al dar prioridad a qué debe hacerse y qué puede esperar, coloca las nóminas y los impuestos de nómina al principio de la lista de tareas que debes hacer. Pon muchos recordatorios en tu calendario para que te ayuden a mantenerte al día y evitar pagar multas o sanciones con el IRS.
• Contrata a un contador o experto en nóminas para pequeños negocios. Aunque hayas decidido hacer la nómina por tu cuenta, contratar a un profesional para ayudar a configurar el proceso puede reducir tus riesgos. Los errores comunes, como presentar la cantidad incorrecta de retenciones, son menos probables cuando un profesional revisa tus procesos. Luego, puedes ser la persona al mando de manera ininterrumpida.
• Mantén registros excelentes. Con un buen mantenimiento de registros, podrás monitorear cualquier problema y abordarlo más rápidamente. La mayoría de los estados requieren que mantengas algunos registros durante 3 años, pero también debes mantener información detallada para tus propios fines.

Tu banco puede ayudarte a mantener tus cuentas organizadas para ayudarte a administrar la nómina. Habla con un representante bancario para negocios y aprende más sobre los recursos disponibles para ti, incluyendo la banca para negocios y los servicios para comercios. Asegúrate de buscar asesoramiento profesional para determinar si estos son los pasos correctos para ti.